Projektmanagement Standards etablieren und umsetzen
Das Projektmanagement Office (PMO) ist die organisatorische Heimat aller laufenden Prozesse, Entwicklungen, Methoden und Erfahrungen im Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens. Es fasst das Knowhow zum Projektmanagement in den jeweiligen Organisationen zusammen, entwickelt für die Projekte standardisierte Methodiken, führt diese in die Organisationen ein und fördert und unterstützt aktiv die Einhaltung dieser Methoden.
Unsere Aufgaben bei dem Aufbau eines PMO
Bevor wir mit Definition und Konzeption der Implementierungsprozesse starten, beginnen wir zunächst mit der Analyse vorhandener Unterlagen und bewährter Prozesse im Projektmanagement, um mögliche Verbesserungspotentiale zu identifizieren und diese mit in die PMO-Implementierung einfließen zu lassen. So werden die betroffenen Mitarbeiter bereits in einer sehr frühen Phase des PMO-Aufbaus mit in das Vorhaben einbezogen, was die Akzeptanz des Changeprozesses deutlich erhöht.
Erst dann definieren und führen wir den neuen, durchgängigen Projektmanagementprozess ein. Dabei legen wir großen Wert darauf, dass alle Projektmanager mit homogenem Wissen, einheitlichen Methoden und gleichen Werkzeugen, sowie Prozessen und Vorlagen ihr Projekt erfolgreich durchführen.
Zu diesem Zweck haben wir ein Vorgehensmodell zum Aufbau eines PMOs entwickelt, dass die Grundlage zur Einführung von standardisierten Projektmanagement- Prozesse unterstützt. Dieses Konzept vereint die Best Practices des PMI® (Project Management Institute), der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) und der DIN 69901 zu einem praxisnahen und einheitlichen Vorgehen über den gesamten Projektlebenszyklus.
Unsere Leistungen bei dem Auf- und Ausbau eines Projektmanagement Office
Da es für die Akzeptanz eines PMOs von hoher Bedeutung ist, die Mitarbeiter bereits in einer frühen Phase der Einführung mit in die Prozesse einzubeziehen, analysieren wir vor der Erstellung des Umsetzungskonzepts vorhandene, bewährte Prozesse und Vorgehensweisen im Unternehmen. Auf das Ergebnis dieser Analyse bauen wir anschließend dieses Konzept auf.
Um in der Praxis eine effektive Umsetzung zu ermöglichen, vermitteln wir den jeweiligen Projektmitarbeitern das entsprechende Wissen zur Anwendbarkeit in Workshops und unterstützen sie in der täglichen Projektarbeit.
Als Werkzeugunterstützung konfigurieren wir optional einen PMO-Prototypen auf Basis Microsoft® SharePoint® und Microsoft® Project Server 2010. Mit deren Einsatz wird eine Plattform für ein integriertes Projektmanagement und eine übergreifende Zusammenarbeit in den einzelnen Projekten geschaffen. Gleichzeitig ein einheitlicher Zugriff auf zentrale Dokumente (Projektpläne, Fortschrittsübersichten etc.) gewährleistet wird. Hier besteht außerdem die Möglichkeit, eine integrierte Zeiterfassung und Ressourcenplanung einzubinden, um Synergieeffekte der einzelnen Projekte optimal zu nutzen.
Parallel zur Konzepterstellung, sowie dem Auf- und dem Ausbau des PMOs, unterstützen wir alle Positionen im PMO-Team in der Projektarbeit.
Zusätzlich übernehmen wir Projektmanagementaufgaben entlang des gesamten Projektlebenszyklus z.B. in den Themen Risiko-, Qualitäts- oder Changemanagement in den Projekten, die nach diesen PMO-Standards arbeiten.
Projektbeispiel
Wir unterstützten einen international tätigen Energiekonzern bei dem Auf- und Ausbau seines PMOs. Die Einführung fand hierbei in mehreren Phasen statt: In der ersten Stufe begannen wir zunächst, vorhandene Prozesse und Vorlagen zu analysieren, um mögliche Standardisierungs- und Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Parallel erfolgte die Einführung des von der CDI entwickelten PMO-Prozessmodells, das die Basis eines einheitlichen Vorgehens innerhalb der Projekte stellt. Im Anschluss wurden die Voraussetzungen geschaffen, allen Projekten eigene Webseiten als Ablagestruktur für deren Projektdokumente zur Verfügung zu stellen.